Travailler avec une équipe à distance peut être assez difficile, mais maintenir la coopération au sein d’une équipe à distance est plus complexe. Travailler en collaboration, plutôt qu’individuellement, permet d’améliorer la productivité et donne aux membres un sentiment d’utilité au sein de l’équipe. Grâce à la collaboration, il est plus facile de trouver des idées pour résoudre un problème existant ou de fournir le travail demandé dans les délais. Sans collaboration, les équipes ne peuvent pas atteindre leurs objectifs communs. Voici huit façons d’améliorer la collaboration au sein de votre équipe à distance.
Créez des opportunités de collaboration.
Créez des opportunités qui poussent l’équipe à collaborer. Encouragez les nouvelles idées, créez de petits groupes de membres de l’équipe avec un objectif réalisable. Vous pouvez également travailler sur des tâches collaboratives, chronophages et à haut niveau de responsabilité. En travaillant dans cette dynamique, vous maintenez la coopération au sein de votre équipe à distance. Les tâches collaboratives facilitent la collaboration entre vous et vos collègues. Lorsque tout le monde est sur le pont, les liens entre les employés se renforcent, ce qui améliore la collaboration entre vous et votre équipe à distance.
Conseil d’action : Travaillez sur des projets avec les membres de votre équipe à distance qui s’alignent sur une vision et un objectif communs. Les révisions de code sont un bon exemple de tâches collaboratives.
Utilisation d’outils de collaboration.
Travailler avec des équipes à distance nécessite de la technologie. La meilleure façon d’améliorer la collaboration au sein de votre équipe à distance est de travailler efficacement grâce à la technologie collaborative. Avec l’utilisation de plateformes collaboratives telles que Google Drive/OneDrive, qui offre un espace virtuel où vous pouvez stocker des fichiers et travailler sur des documents accessibles de n’importe où, gardez les histoires/tâches alignées en utilisant Trello/JIRA ainsi que Slack/Teams, qui facilite la communication au sein des membres de l’équipe. La communication ne contribue pas toujours à la collaboration, mais il ne peut y avoir de collaboration sans communication. Une équipe ne peut pas poursuivre un objectif ensemble sans échanger des connaissances et des idées. Les plateformes collaboratives faciliteront la communication au sein de l’équipe et permettront aux membres de mieux travailler à partir de différents endroits sans perdre de données sensibles et en restant plus en contact les uns avec les autres et avec le travail.
Conseil d’action : utilisez des outils de collaboration tels que Google Drive/OneDrive, qui offrent des fonctionnalités telles que des documents partagés divisés en fonction de projets particuliers auxquels seuls les coéquipiers peuvent accéder. Avec Google Drive/OneDrive, il est facile de centraliser tous les documents de référence et de travail dont les équipes distantes ont besoin pour mener à bien leurs tâches. Veillez à utiliser des outils de communication, des outils pour une meilleure collaboration et des outils pour les tâches.
Établissez des normes de communication.
L’amélioration de la collaboration au sein des équipes à distance passe par une communication efficace. Mettez en place des normes et des pratiques à respecter lors de la communication. Aidez votre équipe à distance à définir des lignes directrices sur le moment où il convient d’envoyer des messages et d’attendre des réponses, et déterminez les canaux que vous utiliserez principalement pour communiquer. Par exemple, des canaux tels que Slack, Microsoft Teams et Workplace de Facebook peuvent être importants ; ils permettent de réunir votre équipe pendant le travail et d’encourager la collaboration dans votre flux de travail.
Conseil d’action : créez des canaux spécifiques pour les projets, les sujets ou les tâches qui impliquent des membres qui doivent collaborer, fixez une heure standard pour les communications et veillez à ce que tout le monde utilise le même canal de communication.
Mettez l’accent sur la clarté.
Les équipes à distance qui ne se concentrent pas sur une communication claire ont souvent du mal à collaborer. Comme les membres de votre équipe se trouvent dans des endroits différents, la probabilité d’une mauvaise communication est plus élevée et peut avoir un impact négatif sur le déroulement du projet. Lorsque vous confiez des projets à votre équipe à distance, veillez à communiquer avec intention, à donner des instructions et des exigences claires pour l’exécution du projet et à vous assurer que tous les membres de l’équipe comprennent votre point de vue.
Conseil d’action : donnez tous les détails concernant le projet et soyez clair, ne parlez pas vite mais ralentissez pour que chaque membre puisse comprendre votre point de vue et demandez aux membres de votre équipe ce qui n’est pas clair pour que vous puissiez le clarifier.
Fixez des objectifs de sprint et d’étape.
Les employés qui se dirigent vers le même objectif collaborent plus efficacement pour l’atteindre. Formulez des objectifs tangibles avec votre équipe à distance, limités dans le temps à la durée du sprint, y compris les résultats que vous attendez. Répartissez ensuite les tâches en sprints hebdomadaires afin que les membres de l’équipe puissent fixer leurs priorités et prévoir du temps pour collaborer.
Conseil d’action : dressez une liste des tâches qui doivent être accomplies dans un laps de temps donné et efforcez-vous de les réaliser. Ces tâches peuvent inclure l’examen du code pour aider à identifier les bogues et les possibilités d’amélioration, le développement des spécifications fonctionnelles définies dans le sprint ou la formulation d’un plan de projet.
Créez de l’espace et du temps pour l’amitié.
Les amis collaborent naturellement plus que les collègues moins amicaux. Ils ont plus de conversations sociales, ce qui crée des opportunités de collaboration professionnelle. Créez le temps et l’espace nécessaires pour nouer des relations personnelles avec vos collègues en dehors du développement de logiciels. Concevez des espaces virtuels où les membres de votre équipe peuvent se rencontrer et socialiser, qu’il s’agisse d’un club de lecture, d’un jeu en ligne ou même d’un simple espace de détente.
Conseil d’action : prévoyez des événements sociaux et des célébrations que vous pouvez organiser virtuellement ou ouvrez des canaux amusants sur des espaces virtuels comme Slack où vos coéquipiers peuvent publier des moments amusants de leur vie ou de leur travail.
Se soutenir mutuellement
C’est très important lorsqu’il s’agit de collaborer efficacement avec des équipes à distance. Se soutenir mutuellement est une valeur fondamentale qui facilite l’avancement du travail et qui doit circuler d’un membre de l’équipe à l’autre. Il est très facile de se détourner de l’équipe lorsqu’on travaille à distance. Le développement de logiciels est complexe et certains membres de l’équipe peuvent perdre le moral ou ralentir en cours de route. Encouragez tout le monde à se soutenir mutuellement, tendez la main et maintenez un flux de communication ouvert pour comprendre les sentiments de chacun.
Conseil d’action : aidez vos coéquipiers qui sont bloqués sur des projets, soyez toujours là pour eux lorsqu’ils ont le plus besoin de vous ou récompensez un travail bien fait.
Organiser des réunions récurrentes
Il est toujours difficile pour les développeurs de logiciels travaillant à distance de trouver des heures de réunion favorables. Pour éliminer cet obstacle, trouvez à l’avance une heure qui convienne au plus grand nombre et fixez-la de manière récurrente. Lorsque les gens savent à l’avance qu’une réunion est prévue, il est beaucoup plus facile de planifier leur travail et leur vie en fonction de cette date. La communication s’en trouve améliorée et la collaboration renforcée.
Conseil d’action : planifiez une réunion quotidienne. Cette réunion quotidienne rapide permet de prendre le pouls du projet et d’aider votre équipe à distance à se concentrer sur le travail des prochaines 24 heures. À moins que vous n’ayez une équipe nombreuse, cette réunion devrait durer de 15 à 30 minutes. Essayez de la programmer le plus tôt possible dans la journée.
Conclusion
Les équipes à distance qui collaborent davantage ont tendance à obtenir d’excellents résultats. Si la collaboration de votre équipe à distance a besoin d’être améliorée, utilisez des moyens tels que la création d’opportunités de collaboration, l’utilisation d’outils de collaboration, le soutien mutuel ou même l’organisation de réunions récurrentes. Ce qui fait une bonne équipe, ce n’est pas la façon dont elle accomplit les projets, mais la façon dont elle collabore à la réussite.
